HƯỚNG DẪN KÊ KHAI THÔNG TIN LAO ĐỘNG
I. HƯỚNG DẪN KÊ KHAI THÔNG TIN NGƯỜI LAO ĐỘNG NƯỚC NGOÀI
1. Thêm thông tin người lao động trực tiếp trên phần mềm
Bước 1: Trên thanh menu, chọn mục “Doanh nghiệp” > Chọn mục “Người lao động”.
Màn hình hiển thị danh sách người lao động, chọn “Tạo mới” để kê khai thông tin lao động mới.
Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị ra các tab để kê khai.
Trong bảng kê khai có tất cả 04 tab: Thông tin chung; Thông tin tham gia BHXH, BHYT; Quá trình tham gia BHXH; Thành viên hộ gia đình.
(1) Kê khai tab “Thông tin chung”:
Lưu ý:
- Tất cả những ô có dấu * màu đỏ là bắt buộc khai báo (nếu Doanh nghiệp không khai báo thì hồ sơ sẽ không lưu được và hệ thống sẽ báo lỗi).
- Điền thông tin theo thứ tự hàng ngang (không điền theo hàng dọc).
Thông tin người lao động:
- Họ và tên: điền tên của Người lao động
- Định dạng: Đây là ô định dạng ngày tháng năm sinh của người lao động. Có 03 định dạng là: ngày/tháng/năm; tháng/năm; chỉ có năm sinh. (Doanh nghiệp cần căn cứ vào hồ sơ của người lao động để lựa chọn cho phù hợp. Nếu hồ sơ chỉ có tháng và năm sinh chọn định dạng tháng/năm hoặc hồ sơ chỉ có năm sinh thì chọn định dạng năm sinh. Doanh nghiệp chọn định dạng như thế nào thì ô ngày sinh phải khai báo theo định dạng đó).
- Ngày sinh: Điền đầy đủ thông tin NLĐ theo hồ sơ, ví dụ: 09/09/1999
- Giới tính: Chọn nam/ nữ theo Giấy khai sinh.
- Quốc tịch: NLĐ nước ngoài chọn quốc tịch Việt Nam.
- Dân tộc: NLĐ nước ngoài điền dân tộc Kinh.
- Mã nhân viên: Đây là mã quản lý người lao động do đơn vị tự tạo để theo dõi.
- Phòng ban: Khi Doanh nghiệp đã tạo danh sách phòng ban ở mục trên thì ở phần này, Doanh nghiệp sẽ chọn phòng ban tương ứng với từng người lao động.
- Trạng thái: kê khai theo tình trạng người lao động như: đang kê khai; đang nghỉ ốm, đang nghỉ thai sản; đang nghỉ không lương; đang tham gia, đã nghỉ. Việc kê khai như vậy sẽ giúp đơn vị quản lý được người lao động tại công ty.
Nơi đăng ký giấy khai sinh: Đối với NLĐ nước ngoài điền địa chỉ của công ty
Địa chỉ nhận hồ sơ (Nơi sinh sống): Kê khai địa chỉ công ty. Trường hợp địa chỉ nhận hồ sơ giống với địa chỉ nơi đăng ký khai sinh thì nhấn nút: Sao chép địa chỉ trên. Lưu ý phải ghi chi tiết số nhà, đường phố, thôn xóm.
Địa chỉ nhận bản giấy: Kê khai địa chỉ công ty. Trường hợp địa chỉ nhận hồ sơ, người dùng chọn “Sao chép địa chỉ nơi sinh sống”
(2) Kê khai tab Thông tin tham gia BHXH, BHYT
Thông tin tham gia BHXH, BHYT
- Mã số BHXH: Nhập mã số BHXH của người lao động, nếu người lao động chưa có mã số BHXH thì để trống, không tích đồng bộ
- Đồng bộ: Người lao động chưa có sổ thì không tích Đồng bộ
- Điện thoại liên hệ: Nhập số điện thoại người lao động
- Nhận HS Giấy: Tích nhận hồ sơ bản giấy
- Nhận HS Điện tử (Có thể bỏ qua)
- Email: Nhập email người lao động, nếu không có thì để trống.
- Số CMND/HC/Mã định danh: Nhập số chứng minh hoặc căn cước hoặc hộ chiếu hoặc mã định danh.
- Ngày cấp: Ghi ngày cấp CMND/CCCD/HC/Mã định danh.
- Mã số hộ gia đình (Không bắt buộc): Nhập mã số hộ gia đình.
- Số thẻ BHYT (Không bắt buộc): Ghi số thẻ BHYT của NLĐ.
- Số HĐLĐ/QĐ: ghi số hiệu HĐLĐ/ số QĐ.
- Ngày ký: Ghi ngày ký HĐLĐ/QĐ.
- Chức vụ: Chọn chức vụ người lao động theo danh sách đã lập trong mục Doanh nghiệp > Chức vụ.
Điều kiện làm việc (có thể bỏ qua không khai): Lựa chọn điều kiện phù hợp với vị trí công việc Người lao động: Điều kiện bình thường; làm trong điều kiện môi trường nặng nhọc, độc hại; Nơi có phụ cấp khu vực > 0.7
Tiền lương/hệ số: đơn vị làm theo hệ số lương thì nhập hệ số lương, đơn vị đóng theo tiền lương thì nhập tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.
- Đối với đơn vị đóng BHXH theo tiền lương: chỉ kê khai ô: Phụ cấp lương và ô các khoản bổ sung khác (trường hợp không có bỏ qua).
- Đối với đơn vị đóng BHXH theo hệ số: chỉ kê khai ô: Phụ cấp chức vụ; Phụ cấp thâm niên; Phụ cấp TNVK (trường hợp không có bỏ qua).
Vùng sinh sống: Lựa chọn vùng sinh sống phù hợp (có thể bỏ qua)
Vùng lương: Xác định vùng lương của đơn vị để lựa chọn cho phù hợp. Bởi vùng lương sẽ quyết định mức lương tối thiểu đóng BHXH. (Xác định vùng lương theo địa chỉ kinh doanh)
Tỷ lệ đóng: Xác định NLĐ đóng loại bảo hiểm nào sẽ có tỷ lệ đóng phù hợp. Ví dụ, NLĐ đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN thì tỷ lệ là 32%; nếu chỉ đóng BHYT thì 4.5%; nếu chỉ đóng BHTNLĐ-BNN thì 0,5%. Việc đóng theo tỷ lệ nào phải phù hợp với quy định của pháp luật.
Nơi làm việc: ghi nơi làm việc của NLĐ theo HĐLĐ ký kết. Ví dụ: Công ty TNHH X; Văn phòng đại diện A; Chi nhánh Công ty….; Phân xưởng I thuộc Công ty ….
Đăng ký nơi khám chữa bệnh ban đầu
- Nơi đăng ký KCB: Chọn tỉnh thành nơi NLĐ muốn đăng ký KCB
- Nơi KCB: Chọn cơ sở KCB muốn đăng ký. Lưu ý, các cơ sở KCB hạng I, II thường không đăng ký được nên khi lựa chọn, Doanh nghiệp nên chọn cơ sở KCB hạng III IV. Nếu chọn cơ sở KCB không nhận đăng ký hoặc không còn xuất đăng ký KCB ban đầu thì hồ sơ sẽ bị trả về và đơn vị phải kê khai lại.
Thông tin khác: Doanh nghiệp có thể kê khai hoặc bỏ qua
(3) Kê khai tab Quá trình tham gia BHXH
Lưu ý: đây là phần không bắt buộc kê khai nên Doanh nghiệp có thể bỏ qua.
Kê khai hết các thông tin yêu cầu > Nhấn nút “Cập nhật”
(4) Kê khai tab Thành viên hộ gia đình
Lưu ý: Đối với NLĐ tham gia BHXH lần đầu mà chưa có mã số BHXH hoặc đã có mã số BHXH nhưng chưa đồng bộ thì bắt buộc phải kê khai phụ lục thành viên hộ gia đình. Trường hợp, tra cứu mà NLĐ đã có mã số BHXH thì không phải kê khai Phụ lục thành viên hộ gia đình.
Ở tab này, người dùng nhập thông tin chủ hộ và thông tin người thân
Bước 1: Phần thông tin chủ hộ: Điền thông tin giám đốc công ty hoặc thông tin HCNS. Sau đó nhấn nút thêm để thêm chủ hộ và các thành viên khác trong hộ gia đình.
- Họ và tên: Nhập họ và tên chủ hộ
- CCCD: Nhập thông tin CCCD của chủ hộ
- Loại Giấy Tờ: Người dùng có thể lựa chọn loại giấy tờ để điền thông tin: Giấy tạm trú; Sổ hộ khẩu; Sổ tạm trú; Số UBND; Khác và điền thông tin vào trường Số giấy tờ
- Điện thoại DĐ: Số điện thoại của chủ hộ
- Địa Chỉ hộ khẩu: Người dùng nhập đầy đủ thông tin Tỉnh/ Thành phố; Xã phường và Nhập địa chỉ chi tiết trong sổ hộ khẩu
- Địa Chỉ TT Chủ hộ: Người dùng nhập đầy đủ thông tin Tỉnh/ Thành phố; Xã phường và Nhập địa chỉ thường trú chi tiết của chủ hộ
Bước 2: Phần thông tin người thân (Bắt buộc có thông tin chủ hộ). Ở phần này người dùng kê khai thêm thông tin NLĐ nước ngoài
Để thêm thông tin, người dùng chọn nút Thêm
- Họ và tên: Nhập họ và tên tên
- Mã số BHXH (không bắt buộc): Nhập Mã số BHXH
- Ngày sinh: Nhập ngày sinh theo định dạng đã lựa chọn Ngày/tháng/năm; Tháng/năm; Chỉ có năm sinh.
- Giới tính: Nữ / Nam
- Quốc tịch: Nhập quốc tịch Việt Nam
- Dân tộc: Nhập thông tin dân tộc. Đối với NLĐ nước ngoài điền dân tộc Kinh
- Nơi sinh: Nhập đầy đủ 2 trường Tỉnh/thành và Phường/xã và địa chỉ khai sinh chi tiết. Đối với NLĐ nước ngoài điền theo địa chỉ công ty
- Quan hệ với chủ hộ: Chọn quan hệ với chủ hộ
- Ghi chú: Nhập thông tin ghi chú (nếu có)
Sau khi hoàn tất thì người dùng chọn “Lưu và đóng” hoặc “Lưu và thêm” để lưu thông tin
Lưu ý: Người dùng có thể bấm nút 
để chỉnh sửa thông tin hoặc 
để xóa thông tin
Sau khi hoàn tất thông tin, người dùng chọn Cập nhật để lưu thông tin người lao động vào hệ thống. 
2. Thêm thông tin người lao động bằng Upload file excel
Lưu ý: Trước khi sử dụng tiện ích theo lao động bằng upload file excel cần tạo danh sách phòng ban và chức vụ.
Bước 1: Tải file mẫu (template) trên hệ thống và nhập dữ liệu.
Trên thanh menu chọn “Doanh nghiệp”, tiếp tục chọn mục “Người lao động”.
Khi hiển thị màn Danh sách Người lao động, chọn “Nhập từ excel”, nhấp nút “tải file mẫu” về và kê khai các thông tin trong file mẫu.
Bước 2: Điền file excel
Người dùng nhập thông tin vào cột màu xanh và các cột màu cam cần chọn từ danh mục
Bước 3: Update file lên hệ thống
Nhấn nút” Tệp tải lên” để lựa chọn file mẫu đã nhập đủ thông tin. Sau đó nhấn “Tải lên”. Sau khi tải xong, hệ thống sẽ cập nhật NLĐ ở phần dưới. Cuối cùng nhấn “nhập lao động” để thêm NLĐ vào Danh sách lao động.
Bước 4: Kiểm tra lại các thông tin đã nhập và chỉnh sửa lại (nếu cần).