Hướng dẫn đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội đối với đơn vị chưa có mã đơn vị (Đối với doanh nghiệp đăng ký tham gia lần đầu)

Mỗi một đơn vị khi tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được cơ quan BHXH cấp 01 mã đơn vị để quản lý. Do đó, nếu đơn vị chưa từng tham gia bảo hiểm xã hội sẽ phải làm thủ tục xin cấp mã đơn vị lần đầu, đồng thời đăng ký giao dịch điện tử với Bảo hiểm xã hội và bắt đầu sử dụng phần mềm bảo hiểm

Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội đối với đơn vị chưa có mã đơn vị (Đối với doanh nghiệp đăng ký tham gia lần đầu.

1.1. Đối với Đơn vị trên địa bàn TP Hà Nội

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống phần mềm kê khai bảo hiểm xã hội iBH qua website: baohiemxahoi.ivan.vn

Bước 2: Trên thanh menu chọn mục “Doanh nghiệp” sau đó chọn mục “Đăng ký, thay đổi, bổ sung, ngừng tham gia GDĐT với cơ quan BHXH”

Chọn mục “Đăng ký mới”

Mỗi một đơn vị khi tham gia bảo hiểm xã hội sẽ được cơ quan BHXH cấp 01 mã đơn vị để quản lý. Do đó, nếu đơn vị chưa từng tham gia bảo hiểm xã hội sẽ phải làm thủ tục xin cấp mã đơn vị lần đầu, đồng thời đăng ký giao dịch điện tử với Bảo hiểm xã hội và bắt đầu sử dụng phần mềm bảo hiểm

Bước 2: Thực hiện đăng ký tham gia giao dịch điện tử với cơ quan BHXH

Tích chọn ô “tham gia BHXH lần đầu”, sau đó kê khai tất cả các thông tin hệ thống yêu cầu. Thực hiện tải đăng ký kinh doanh (PDF) – file dưới 3 MB, sau đó click nút “Lưu” để lưu hồ sơ.


 

Lưu ý: Số điện thoại và email của doanh nghiệp phải điền chính xác để cơ quan Bảo hiểm xã hội trả kết quả về cho doanh nghiệp.

Bước 3: Tại bảng danh sách hồ sơ như hình bên dưới, Click vào nút “chỉnh sửa” để thực hiện ký tờ khai.

Bước 4: Click nút “Ký tờ khai”

 

Bước 5: Tại bảng danh sách hồ sơ như hình bên dưới, Click vào nút “chỉnh sửa” để để tiếp tục thực hiện gửi đăng ký hồ sơ (hướng dẫn như hình bên dưới)

Lưu ý:

- Ngay sau khi gửi hồ sơ điện tử lên cơ quan BHXH, bạn sẽ nhận được 01 email của cơ quan BHXH gửi về mã kích hoạt để xác thực việc gửi hồ sơ đăng ký giao dịch điện tử. Doanh nghiệp mở email và làm theo hướng dẫn.

- Thời hạn giải quyết: Sau khi Doanh nghiệp nộp hồ sơ qua phần mềm vừa thực hiện. Trong thời hạn từ 2 ngày đến 7 ngày, cơ quan BHXH sẽ xét duyệt việc đăng ký và cấp mã đơn vị cho Doanh nghiệp nếu đủ điều kiện.

Bước 6: Cơ quan BHXH trả mã đơn vị về email (hoặc trên phần mềm kê khai BHXH iBH) cho Doanh nghiệp.

 

Bước 7: Doanh nghiệp nhập mã đơn vị lên phần mềm kê khai BHXH iBH

Trên thanh menu chọn muc “Doanh nghiệp”, sau đó chọn mục “Thông tin doanh nghiệp”.

Chọn mục “Đã có mã số BHXH”, sau đó nhập mã đơn vị và ấn “cập nhật” để hoàn tất.

​​​​​​

 

 

1.2. Đối với các Đơn vị tại các tỉnh thành khác (Ngoài TP Hà Nội)

Do các tỉnh thành khác chưa hỗ trợ việc cấp mã đơn vị trên phần mềm. Do đó, để đăng ký kê khai BHXH điện tử, đơn vị cần thực hiện thủ tục Cấp mã đơn vị lần đầu bằng hình thức nộp hồ sơ giấy lên cơ quan BHXH.

Quy trình thực hiện như sau:

Bước 01: Chuẩn bị 01 bộ hồ sơ bao gồm:

Đối với Doanh nghiệp:

  • Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (mẫu TK3-TS)
  • Danh sách lao động tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS)
  • Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
  • Giấy đăng ký kinh doanh (bản sao)

Đối với người lao động:

  • Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS) (mỗi người lao động 1 bản)
  • Trường hợp được hưởng quyền lợi bảo hiểm y tế cao hơn thì bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có).

Bước 02: Nộp hồ sơ tại bộ phận một cửa của cơ quan BHXH quận/huyện theo địa chỉ đăng ký kinh doanh của Doanh nghiệp.

Bước 03: Sau 3-5 ngày, cơ quan BHXH sẽ cấp mã đơn vị cho Doanh nghiệp.

Bước 04: Doanh nghiệp liên hệ với đơn vị cung cấp Phần mềm BHXH để đăng ký giao dịch bằng điện tử. (khi này, sẽ quay về trường hợp Đơn vị đăng ký giao dịch điện tử khi đã có mã đơn vị như mục 1.1 nêu trên)