Thứ nhất, hồ sơ khai báo tăng bảo hiểm cho NLĐ cần những giấy tờ gì?
Căn cứ vào Điều 23 Quyết định 595/QĐ- BHXH và Phiếu giao nhận hồ sơ 600/…/SO quy định như sau:
“Điều 23. Đăng ký, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN; cấp sổ BHXH, thẻ BHYT
1. Thành phần hồ sơ
1.1. Người lao động
a) Đối với người lao động đang làm việc tại đơn vị:
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
– Trường hợp người lao động được hưởng quyền lợi BHYT cao hơn: bổ sung Giấy tờ chứng minh (nếu có) theo Phụ lục 03.
b) Đối với người lao động đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng tại Tiết a, c và d Điểm 1.7 Khoản 1 Điều 4:
– Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS).
– Hợp đồng lao động có thời hạn ở nước ngoài hoặc HĐLĐ được gia hạn kèm theo văn bản gia hạn HĐLĐ hoặc HĐLĐ được ký mới tại nước tiếp nhận lao động theo hợp đồng.
1.2. Đơn vị:
a) Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS).
b) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN (Mẫu D02-TS).
c) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).
2. Số lượng hồ sơ: 01 bộ.”
Như vậy, theo quy định trên dẫn chiếu đến trường hợp của bạn thì khi bên công ty bạn có NLĐ vào làm việc và ký hợp đồng từ tháng 01/2021 nhưng đến tháng 3 công ty bạn khai báo bảo hiểm cho NLĐ thì cần chuẩn bị những giấy tờ sau:
+) Tờ khai TK1-TS của người lao động được ban hành mới nhất kèm theo Quyết định 505/QĐ-BHXH năm 2020
+) Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, BHTN theo Mẫu D02-LT theo Quyết định 1040/QĐ-BHXH mới nhất năm 2020.
+) Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);
+) Bảng kê hồ sơ làm căn cứ hưởng quyền lợi BHYT cao hơn (Mục II Phụ lục 03) (nếu có).
Thứ hai, có bị xử phạt khi công ty khai báo tăng bảo hiểm muộn cho NLĐ
Căn cứ vào Khoản 4 Điều 38 Nghị định 28/2020/NĐ-CP quy định như sau:
“Điều 38. Vi phạm quy định về đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp
4. Phạt tiền từ 12% đến 15% tổng số tiền phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp tại thời điểm lập biên bản vi phạm hành chính nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau:
a) Chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp;….
7. Biện pháp khắc phục hậu quả
a) Buộc truy nộp số tiền bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp phải đóng đối với các hành vi vi phạm quy định tại các khoản 4, 5,6 Điều này;
b) Buộc nộp số tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ bảo hiểm xã hội bình quân của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng, không đóng, trốn đóng.“
Như vậy, theo quy định trên dẫn chiếu đến trường hợp của bạn thì nếu công ty chậm khai báo tăng bảo hiểm của NLĐ, nên công ty sẽ bị xử phạt, cụ thể:
- Buộc truy nộp số tiền BHXH bắt buộc chậm đóng
- Buộc nộp số tiền lãi bằng 02 lần mức lãi suất đầu tư quỹ BHXH của năm trước liền kề tính trên số tiền, thời gian chậm đóng.
- Bị xử phạt 12%-15% tổng số tiền chưa đóng (tối đa 75.000.000 đồng).