Hướng dẫn báo giảm tham gia BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN trên phần mềm BHXH iBH - Hồ sơ 600a

Nghiệp vụ 600a là nghiệp vụ chỉ dùng để báo giảm, theo đó, nếu trong đợt phát sinh, đơn vị chỉ phát sinh việc báo giảm có thể sử dụng nghiệp vụ 600a để thực hiện

1. Hướng dẫn kê khai hồ sơ Báo giảm trên phần mềm

Bước 1: Trên thanh menu chọn mục “Quản lý hồ sơ”. Sau đó trong nghiệp vụ thu chọn loại hồ sơ 600a để báo giảm lao động.

- Click nút “Tạo mới” để kê khai hồ sơ

 

Bước 2: Kê khai danh sách lao động D02-TS

Click nút “Thêm” để thêm lao động cần báo giảm

 

- Chọn lao động muốn báo giảm, sau đó chọn phương án và nhấn nút “thêm” để thêm lao động vào mẫu D02

 

- Nhấn vào nút “chỉnh sửa” để chỉnh sửa thông tin khai báo.

 

- Kê khai các thông tin tham gia, điều chỉnh, truy thu, sau đó nhấn “cập nhật”

 

- Nhấn lưu để hoàn thành việc kê khai hồ sơ mẫu D02-TS.

Lưu ý: Đối với việc báo giảm lao động không yêu cầu phải kê khai mẫu TK01-TS;

 

Bước 3: Kê khai Mẫu D01-TS (nếu có)

Trên thanh “Danh mục tài liệu” chọn “D01-TS”, click nút “thêm” để bắt đầu kê khai. Sau đó, điền đầy đủ các thông tin và click nút “Lưu”.

 

Bước 4: Tải file đính kèm (nếu có)

Chọn “tệp đính kèm” sau đó click “chọn tệp”, chọn “update” sau đó click nút “cập nhật” để lưu toàn bộ hồ sơ đã kê khai.

 

Bước 5: Ký và gửi hồ sơ lên cơ quan Bảo hiểm xã hội

 

2. Các phương án báo giảm

Tùy từng trường hợp sẽ chọn phương án báo giảm khác nhau. Cụ thể:

- Giảm do chuyển tỉnh: được hiểu là người lao động nghỉ việc và chuyển đơn vị khác ở tỉnh khác làm việc.

- Giảm do chuyển đơn vị cùng tỉnh: được hiểu là người lao động nghỉ việc và chuyển sang đơn vị khác làm việc và cùng tỉnh với công ty cũ.

- Giảm hẳn (chết): Khi người lao động đang tham gia BHXH mà chết thì báo giảm theo phương án này

- Giảm hẳn (chấm dứt HĐLĐ/chuyển công tác): Khi người lao động đang tham gia BHXH mà nghỉ việc thì báo giảm theo phương án này

- Giảm hẳn (khi đang nghỉ thai sản/không lương/ốm đau): Khi người lao động đang nghỉ thai sản/ốm đau/không lương sau đó thì xin nghỉ việc luôn sẽ báo giảm theo phương án này.

- Giảm nguyên lương: phương án này áp dụng trong trường hợp đơn vị báo giảm lao động có sai sót. Ví dụ, NLĐ nghỉ việc vào tháng 1/2021 nhưng công ty lại báo giảm lao động cho tháng 3, Khi kiểm tra hồ sơ phát hiện có sai sót thì khi đó chọn phương án giảm nguyên lương tháng 1,2,3.

- Giảm do nghỉ không lương: Khi người lao động làm việc không đủ số ngày công theo quy định thì đơn vị thực hiện việc báo giảm do nghỉ không lương. Nghỉ không lương là trường hợp nghỉ theo thỏa thuận giữa 2 bên theo BLLĐ 2019.

- Giảm do nghỉ ốm đau: Khi người lao động làm việc không đủ số ngày công theo quy định do nghỉ việc hưởng chế độ ốm đau thì đơn vị thực hiện việc báo giảm ốm đau. Nghỉ ốm đau phải đáp ứng các điều kiện tại Điều 26 Luật BHXH 2014.

- Giảm do nghỉ thai sản: Khi người lao động làm việc không đủ số ngày công theo quy định do nghỉ việc hưởng chế độ thai sản thì đơn vị thực hiện việc báo giảm thai sản. Nghỉ thai sản phải đáp ứng các điều kiện tại Điều 31 Luật BHXH 2014.

- Giảm BHYT: áp dụng khi phát sinh nghiệp vụ.

- Giảm BHTN: áp dụng khi phát sinh nghiệp vụ.

- Giảm BHTNLĐ-BNN: áp dụng khi phát sinh nghiệp vụ.

 

3. Các hồ sơ cần có cho từng trường hợp và cách kê khai các mẫu

(1) Báo giảm do nghỉ hẳn (nghỉ chấm dứt HĐLĐ, nghỉ hưu, nghỉ do chết…)

- Trường hợp báo giảm đúng thời hạn: được hiểu là NLĐ không đủ số ngày làm việc để đóng bảo hiểm của tháng nào thì báo giảm của tháng đó.

Hồ sơ yêu cầu: D02-LT

+) D02-LT: cột từ tháng năm = cột đến tháng năm = tháng muốn báo giảm. Cột ghi chú ghi Quyết định nghỉ việc số, ngày tháng năm

Lưu ý: Khi báo giảm đúng thời hạn sẽ không phát sinh truy thu BHYT

- Trường hợp báo giảm chậm: được hiểu là NLĐ nghỉ việc nhưng một vài tháng sau đơn vị mới thực hiện báo giảm.

Hồ sơ yêu cầu: D02-LT, D01-TS, đính kèm file (nếu có)

+) D02-TS: cột từ tháng năm ghi tháng mà NLĐ nghỉ việc; cột đến tháng năm ghi tháng hiện tại làm thủ tục báo giảm. Cột ghi chú ghi Quyết định nghỉ việc số, ngày tháng năm

+) D01-TS: yêu cầu kê khai Quyết định nghỉ việc, HĐLĐ hết hạn, bảng lương các tháng báo chậm.

+) Đính kèm file: trên mẫu D01-TS kê khai hồ sơ gì thì đính kèm hồ sơ đó.

Lưu ý: Do báo giảm muộn nên sẽ phát sinh truy thu BHYT. Do đó, cần kê khai báo tăng BHYT cho NLĐ báo giảm muộn. Cột từ tháng năm ghi tháng mà NLĐ nghỉ, cột đến tháng năm ghi tháng hiện tại kê khai. Tỷ lệ đóng 4.5%.

(2) Báo giảm do nghỉ ốm đau, nghỉ không lương, thai sản

- Trường hợp báo giảm đúng thời hạn: báo đúng thời gian mà NLĐ nghỉ

Yêu cầu hồ sơ: D02-TS, cột từ tháng năm = cột đến tháng năm = tháng NLĐ đủ ĐK báo giảm OD, TS, KL. Cột ghi chú ghi giấy tờ làm căn cứ báo giảm.

- Trường hợp báo giảm chậm: báo không đúng tháng mà NLĐ nghỉ

Yêu cầu hồ sơ: D02-LT; D01-TS, Đính kèm file (nếu có)

+) D02-LT: cột từ tháng năm điền tháng NLĐ đủ điều kiện báo giảm; cột đến tháng năm ghi tháng hiện tại làm hồ sơ báo giảm. Cột ghi chú ghi ngày tháng năm mà NLĐ nghỉ.

+) D01-TS: yêu cầu kê khai bảng lương các tháng báo chậm.

+) Đính kèm file: trên hồ sơ D01-TS kê khai hồ sơ gì thì đính kèm hồ sơ đó.

(3) Báo giảm bổ sung nguyên lương

Yêu cầu hồ sơ: D01-TS; D02-LT

+) D02-LT: cột từ tháng năm ghi tháng bắt đầu đề nghị báo giảm; cốt đến tháng năm ghi tháng cuối cùng đề nghị báo giảm. Cột ghi chú: ghi giấy tờ làm căn cứ báo giảm BS nguyên lương như: Quyết định/hợp đồng….

+) D01-TS: yêu cầu kê khai hồ sơ Quyết định/hợp đồng; bảng lương các tháng báo giảm nguyên lương.

 

4. Nguyên tắc báo giảm trong mọi trường hợp

Nguyên tắc báo giảm thai sản, không lương, ốm đau, nghỉ hẳn: Tính trên số ngày NLĐ nghỉ không hưởng lương, không tính theo ngày NLĐ đi làm việc. Việc xác định 14 ngày làm việc không hưởng lương thực hiện theo các bước như sau:

B1: Xác định ngày nghỉ hằng tuần của người lao động để tính số ngày làm việc thực tế có hưởng lương trong tháng.

B2: Đếm số ngày người lao động nghỉ việc không hưởng lương (lưu ý chỉ đếm những ngày làm việc có trả lương mà người lao động nghỉ chứ không đếm những ngày mà người lao động đi làm)

Từ kết quả của B2 sẽ xác định được việc người lao động có nghỉ từ 14 ngày làm việc không hưởng lương để báo giảm bảo hiểm.

Lưu ý: Việc báo giảm không đúng sẽ bị truy thu tiền BHYT.